A partir del 12 de mayo es obligatorio para las empresas contabilizar un registro de la jornada diaria de todos los trabajadores. Esta medida debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada uno de los empleados. Con la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, se pretende controlar el número de horas extraordinarias que realiza cada trabajador y si la empresa cotiza por ellas a la Seguridad Social.

¿Qué se exige a partir del 12 de mayo?

A partir de esta fecha, las empresas deben poder certificar, como mínimo, lo siguiente:

• Garantía de que han implementado un registro de horario de entradas y salidas.

• Dicho registro debe estar realizado bajo un medio fehaciente y no manipulable.

• No se permitirán registros a futuro, como cuadrantes de fin de mes o un documento general con el horario de cada trabajador.

• Los registros tienen que estar disponibles en el centro de trabajo en el momento en que los requiera el inspector, no es válido aportarlos después.

¿Qué método de registro se debe implantar?

Será la empresa la que decida el medio que se utilizará para realizar el registro, aunque es conveniente poder demostrar que la información de organización y documentación se ha intentado negociar con los comités de empresa o delegados de personal y documentarlo en un acta.

Las formas de fichar de los trabajadores que permite el decreto son múltiples. Pueden ir desde el registro a través de la huella dactilar, el uso del teléfono móvil o la utilización de una tarjeta persona.

¿A qué trabajadores les corresponde?

La obligación corresponde a todos los trabajadores, aunque no realicen horas extraordinarias. De hecho, este registro es compatible con el registro de horas extraordinarias que debe llevarse también en toda empresa.

Sin embargo, no es exigible a los que tengan contrato de “alta dirección”, salvo que su contrato diga lo contrario, porque están excluidos del Estatuto de los Trabajadores. Esto significa que el Director General no tendrá que realizar el registro diario, pero, probablemente, sí el Director Financiero o el de Recursos Humanos, por ejemplo.

¿Cómo debe registrarse cada jornada?

Cada trabajador deberá registrar diariamente la hora de inicio y fin de su jornada. No existe distinción si el empleado posee jornada flexible, horario libre o trabaja desde casa; él también estará obligado a realizar un registro diario de su jornada.

Si se realiza alguna parada en la jornada deberá quedar reflejado en el registro. De esa forma, será obligatorio registrar la hora de parada y de reinicio cuando ese tiempo no forme parte de su horario laboral.

Además, deberán reflejarse aquellas horas extraordinarias realizadas por los trabajadores, las cuales no deben superar las 80 horas al año, y será necesario que aparezcan en la nómina como tal.

Asimismo, la normativa de protección de datos obliga a que la empresa establezca una política interna sobre el derecho a la desconexión digital de los trabajadores que utilizan herramientas tecnológicas, incluidos los que ocupen puestos directivos.

¿Qué ocurre si se incumple esta norma?

No realizar un registro diario de los horarios de los trabajadores está considerada como una infracción grave, sancionable de 626 a 6.250 euros por empresa. Además, incumplir esta norma puede suponer la presunción de que se estarían realizando horas extraordinarias no pagadas en nómina.

Asimismo, las empresas también deberán conservar durante cuatro años los registros y ponerlos a disposición de los trabajadores, de los representantes de los trabajadores de ese centro y de la Inspección de Trabajo cuando sea necesario.

¿Cómo se deben tratar los datos personales recogidos en el registro?

Los datos sobre la hora de inicio y finalización de la jornada son personales, por lo que se debe informar al trabajador de que se van a recoger y cuál es su finalidad.

No es necesario el consentimiento del trabajador, pues es consustancial a la relación laboral y deriva del cumplimiento de una obligación legal, salvo que se pretendan utilizar para otras finalidades, como controlar el cumplimiento de la jornada o sancionar por algún incumplimiento.

Tendrán acceso a estos datos el propio trabajador, los representantes de los trabajadores respecto del registro de su centro de trabajo y los inspectores de Trabajo.